กระบวนการจ้างงานที่ดีไม่ใช่แค่การดึงดูดบุคลากรที่มีความสามารถ แต่ต้องช่วยให้พวกเขาผ่านแต่ละขั้นตอนได้อย่างราบรื่น ตั้งแต่การค้นหาผู้สมัครไปจนถึงการตอบรับข้อเสนองาน แต่หลายครั้งทีม Talent Acquisition (TA) ที่ทำหน้าที่สรรหาบุคลากรกลับเจอปัญหา เช่น ขั้นตอนล่าช้า ผู้สมัครไม่สนใจ หรือผู้สมัครปฏิเสธข้อเสนอโดยไม่ทราบสาเหตุ

กุญแจสำคัญที่จะแก้ไขปัญหาเหล่านี้ได้คือ ข้อมูลจากกระบวนการจ้างงาน (Recruitment Funnel Data)

หากองค์กรสามารถติดตามอัตราการเข้ารอบของผู้สมัคร (Conversion Rate) ในแต่ละขั้นตอนได้ องค์กรก็จะสามารถคาดการณ์ความสำเร็จในการจ้างงาน ปรับปรุงกระบวนการให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น และตัดสินใจได้อย่างแม่นยำว่าลงทุนเวลาและทรัพยากรกับส่วนใดจึงจะเกิดผลลัพธ์สูงสุด

ในบทความนี้เราจึงอยากชวนคุณกลับมาตั้งคำถามง่าย ๆ แต่ได้ผลจริง ที่จะช่วยให้คุณมองเห็นว่ากระบวนการจ้างงานของตัวเองกำลังสะดุดในจุดไหน และใช้ข้อมูลที่มีอยู่นำทางไปสู่การแก้ปัญหาอย่างมีประสิทธิภาพได้อย่างไร

1. ช่องทางในการหาผู้สมัครเหมาะสมหรือไม่?

หลายองค์กรมุ่งเน้นไปที่การเพิ่มจำนวนใบสมัครให้มากที่สุด แต่ปริมาณที่มากไม่ได้หมายความว่าคุณภาพจะดีเสมอไป ดังนั้นแทนที่จะวัดแค่จำนวนใบสมัคร ควรดูอัตราการเข้ารอบตั้งแต่ขั้นตอนการสมัครไปจนถึงการคัดกรองรอบแรกเพื่อให้เห็นภาพได้ชัดมากขึ้น

ตัวอย่าง: หากเราได้รับ 1,000 ใบสมัคร แต่มีเพียง 100 คน ที่ผ่านการคัดกรองรอบแรก (อัตราการเข้ารอบคือ 10%) อาจบ่งบอกได้ว่า

• คำอธิบายตำแหน่งงานไม่ชัดเจนพอ ทำให้ดึงดูดผู้สมัครที่ไม่ตรงกับความต้องการ

• ช่องทางที่ใช้สรรหาไม่มีประสิทธิภาพ บางแพลตฟอร์มอาจให้ปริมาณใบสมัครจำนวนมากแต่คุณภาพต่ำ หากเรายังคงลงทุนกับแพลตฟอร์มนี้ไปก็อาจจะได้ผลตอบแทนที่ไม่คุ้มค่า

• คุณสมบัติของงานกับความคาดหวังของผู้สมัครไม่ตรงกัน

การระบุให้ได้ว่าผู้สมัครที่มีคุณภาพมาจากช่องทางใดมากที่สุด จะช่วยให้ทีมสามารถเลือกใช้แหล่งหาผู้สมัครที่มีประสิทธิภาพ ลดเวลาที่เสียไปกับผู้สมัครที่ไม่ตรงคุณสมบัติ และปรับปรุงกระบวนการจ้างงานให้ดีขึ้นได้

2. เกิดปัญหาระหว่างขั้นตอน ทำให้เสียผู้สมัครไปหรือไม่?

เมื่อได้ผู้สมัครที่มีศักยภาพเข้ามาแล้ว ความล่าช้าในการนัดสัมภาษณ์อาจทำให้ผู้สมัครรับข้อเสนอจากที่อื่นหรือไม่สนใจงานนี้อีกต่อไป การติดตามอัตราการเข้ารอบตั้งแต่ขั้นตอนการคัดกรองรอบแรกไปจนถึงการสัมภาษณ์จะช่วยระบุปัญหาได้

ตัวอย่าง: หากมีผู้สมัคร 100 คนผ่านการคัดกรอง แต่มีเพียง 30 คนที่เข้าสู่รอบสัมภาษณ์กับทีมงาน (อัตราการเข้ารอบคือ 30%) อาจจะต้องพิจารณาว่า

• ทีมที่ต้องการจ้างใช้เวลานานเกินไปในการพิจารณาหรือนัดสัมภาษณ์หรือไม่?

• เกณฑ์การคัดกรองเข้มงวดเกินไปหรือสอดคล้องกับสิ่งที่ทีมต้องการจริง ๆ หรือไม่?

• ผู้สมัครถอนตัวกลางทางเพราะการสื่อสารที่ล่าช้าหรือไม่มีการติดตามที่ดีพอหรือไม่?

หากอัตราการเข้ารอบจากรอบคัดกรองไปยังรอบสัมภาษณ์ต่ำ อาจถึงเวลาที่ต้องปรับปรุงการทำงานบางอย่าง เช่น การให้ Feedback ที่รวดเร็วขึ้น การกำหนดเกณฑ์การคัดเลือกให้ชัดเจนขึ้น หรือการทำงานร่วมกันให้ดีขึ้นระหว่างทีมหาคนและทีมที่ต้องการจ้างงาน

3. ถึงจะมาถึงขั้นตอนสุดท้ายแล้ว ผู้สมัครก็ยังตัดสินใจไม่ตอบรับข้อเสนอหรือไม่?

แม้จะพบผู้สมัครที่ตรงกับความต้องการแล้ว แต่หลายองค์กรก็ยังพบปัญหาผู้สมัครปฏิเสธข้อเสนออย่างไม่คาดคิด ซึ่งสิ่งสำคัญที่ต้องติดตามก็คืออัตราการเข้ารอบจากขั้นตอนเสนองานไปสู่การจ้างงานจริง เพื่อดูว่ามีกี่คนที่ตอบรับข้อเสนอและเข้าทำงานจริง ๆ

ตัวอย่าง: หากเราเสนอตำแหน่งให้กับ 10 คน แต่มีเพียง 5 คน ที่ตอบรับ (อัตราการเข้ารอบคือ 50%) อาจจะต้องพิจารณาว่า

• ค่าตอบแทนและสวัสดิการสอดคล้องกับตลาดแรงงานหรือไม่?

• ผู้สมัครรู้สึกไม่มั่นใจในบทบาทของงานหรือโอกาสเติบโตในองค์กรหรือไม่?

• มีองค์กรอื่นที่ดำเนินการเร็วกว่า ทำให้เราเสียเปรียบหรือไม่?

การติดตามข้อมูลเหล่านี้จะช่วยให้ทีมที่ต้องการจ้างสามารถปรับข้อเสนอ เพิ่มการมีส่วนร่วมของผู้สมัคร และปรับกลยุทธ์การเจรจาให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น ซึ่งจะช่วยเพิ่มอัตราความสำเร็จในการจ้างงานในท้ายที่สุด

การคาดการณ์จำนวนผู้สมัครที่ต้องการ โดยดูจากอัตราการเข้ารอบในแต่ละขั้นตอน

เมื่อองค์กรติดตามอัตราการเข้ารอบของผู้สมัครในแต่ละขั้นตอน ก็จะสามารถคาดการณ์ได้ว่าต้องเก็บใบสมัครทั้งหมดกี่ใบเพื่อให้ได้พนักงานที่ต้องการ

ตัวอย่าง: หากข้อมูลที่ผ่านมาแสดงให้เห็นว่า

• ใบสมัคร 1,000 ใบ → คัดกรองรอบแรกโดยทีม TA ผ่านเข้ารอบได้ 100 คน (อัตราการเข้ารอบ 10%)

• คัดกรองรอบแรกโดยทีม TA 100 คน →  ได้โอกาสสัมภาษณ์กับทีมที่ต้องการจ้าง 30 คน (อัตราการเข้ารอบ 30% )

• สัมภาษณ์กับทีมที่ต้องการจ้าง 30 คน  → ได้รับการเสนอตำแหน่ง 10 คน (อัตราการเข้ารอบ 33%)

• เสนอตำแหน่งให้ 10 คน →  จ้างงานจริง 5 คน  (อัตราการเข้ารอบ 50%)

ดังนั้น หากต้องการจ้างพนักงาน 10 คน จะต้องมีใบสมัคร 2,000 ใบ หรืออีกตัวเลือกคือปรับปรุงกระบวนการจ้างงานเพื่อเพิ่มอัตราการเข้ารอบให้สูงขึ้น

การจ้างงานที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูล = การสรรหาที่ฉลาดและรวดเร็วขึ้น

ความสำเร็จในการจ้างงานไม่ใช่แค่การหาผู้สมัครได้มากขึ้น แต่คือการปรับปรุงแต่ละขั้นตอนให้มีประสิทธิภาพ ลดจำนวนผู้สมัครที่หลุดออกจากกระบวนการ และทำให้การจ้างงานได้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุด

เมื่อองค์กรติดตามข้อมูลจากกระบวนการจ้างงานอย่างสม่ำเสมอ ก็จะสามารถทำสิ่งต่าง ๆ ต่อไปนี้ได้

• ระบุจุดที่ผู้สมัครหลุดออกจากกระบวนการ

• ปรับปรุงอัตราการเข้ารอบในแต่ละขั้นตอน

• คาดการณ์จำนวนผู้สมัครที่ต้องการได้แม่นยำขึ้น

• ลดระยะเวลาการจ้างงานโดยที่ไม่ลดคุณภาพของผู้สมัคร

Sertis เป็นองค์กรที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูลในทุก ๆ ด้าน รวมไปถึงระบบการสรรหาพนักงานด้วย ดังนั้นเราจึงสามารถสร้างกระบวนการจ้างงานที่ชัดเจน มีประสิทธิภาพและเท่าเทียม ซึ่งช่วยลดความล่าช้า ปรับปรุงการสื่อสาร และเลือกผู้สมัครที่เหมาะสมที่สุดได้ ทำให้ผู้สมัครรู้สึกมั่นใจในทุกขั้นตอนของกระบวนการ

เราเชื่อว่าการจ้างงานควรมีความโปร่งใสและมีคุณค่า เพื่อให้ทั้งทีมขององค์กรและผู้สมัครสามารถตัดสินใจได้อย่างมั่นใจและนำไปสู่ความสำเร็จในระยะยาวร่วมกัน